EPISODIO 11 - ¿Qué es un sistema y por qué es tan importante para tu negocio?​​
¿Qué es un sistema y por qué es tan importante para tu negocio?

Seguramente has escuchado hablar de sistemas, procesos y automatizaciones.

Pero.. ¿Realmente sabes cual es la diferencia entre cada uno de estos términos y cuales son las ventajas de sistematizar tu negocio?

Es lo que veremos en este artículo.

Pero primero… ¿Qué significa sistematizar?

Para hacerlo simple : sistematizar es crear orden

Es crear orden en tu negocio con el objetivo de obtener los mejores resultados. Cuando hablamos de sistematizar, nos referimos a crear sistemas que nos permiten trabajar de forma estandarizada y conseguir los mejores resultados.

¡Perfecto! Pero… ¿Qué es un sistema? 

La definición de un sistema es la siguiente : Un conjunto de procesos, de herramientas, de personas y de estrategias que trabajan juntos para resolver un problema o para conseguir un objetivo.

Entonces es un conjunto de :

  • Procesos = tareas, paso a paso para conseguir un objetivo
  • Herramientas – que apoyan la ejecución de estas tareas
  • Personas = responsables de ejecutar estas tareas
  • Estrategias = visión hacia dónde vamos

Esta definición puede parecer un poco abstracta. 

Tomemos un ejemplo concreto mejor : Un chef, un cocinero. 

El objetivo del chef es sacar cada día una cierta cantidad de platos que alcanza un cierto nivel de calidad. Para alcanzar este objetivo, el chef necesita un SISTEMA

Por lo tanto, necesita :

  • Ejecutar una serie de tareas estandarizadas para preparar los platos
  • Contar con sus herramientas de cocina
  • Apoyarse en un equipo de personas que saben cuales son sus responsabilidades
  • Tener una estrategia clara para conseguir entregar un servicio de calidad cada día

Este sistema es el PILAR de su negocio. Sin este sistema, sería imposible mantener el nivel de calidad de sus platos y la reputación de su restaurante podría verse afectada.

Ahora que entendemos lo que es un sistema y un proceso, nos queda un punto por aclarar. Tendemos a confundir 2 términos : sistematizar y automatizar.  

Pero en realidad son bastante distintos.

Puedes perfectamente sistematizar alguna actividad de tu negocio pero no automatizarla. Existen ciertas actividades que no se pueden automatizar pero que sí, podemos sistematizar. Es decir, podemos tener un sistema que nos permita ejecutar estas tareas de forma estandarizada. 

Tomemos un ejemplo: Las respuestas a los correos electrónicos.

Puede ser que no quieras o no puedas automatizar las respuestas a algunos correos pero que sí, puedas crear un sistema con las tareas que tienes que ejecutar cada vez que recibes un correo de algún tipo.

Puedes crear un sistema con pasos por seguir y plantillas pero no una automatización. Tendrás que ejecutar este sistema de manera manual. 

Ahora tal vez piensas… Bueno, ¿Y para qué tendría que implementar sistemas en mi negocio? ¿Cuáles serían los beneficios de gastar tiempo en esto?

Para asegurarme que tengas claro las ENORMES ventajas de implementar sistemas, te dejo 6 beneficios en este artículo. Pero ten en cuenta que existen mucho más.

 

  1. Una gran cantidad de tus actividades diarias estarán estandarizadas y funcionando en piloto automático, lo cual reduce la necesidad de supervisión y lo cual te permite enfocarte en las actividades que realmente importan para tu negocio, las que hacen la diferencia. 
  2. Podrás superar las expectativas de tus clientes. Los entenderás en profundidad y podrás anticipar sus necesidades. Tendrás todo bajo control.
  3. Conseguirás siempre los mismos resultados, lo cual te permite entregar siempre un servicio de calidad a tus clientes. La sistematización reduce el riesgo de error de manera significativa. 
  4. Ahorrarás una gran cantidad de tiempo, ganarás en productividad y foco. Y tus equipos también. 
  5. Podrás delegar con facilidad. Teniendo procesos, la incorporación de nuevos miembros a tu equipo será más fácil que nunca.
  6. Tendrás una base sólida para seguir creciendo. Bastará con replicar la mayoría de tus sistemas para escalar tu negocio.

En resumen, los sistemas son la clave para superar las expectativas de tus clientes, ganar en productividad y conseguir un negocio sostenible y escalable.

¿Lista para ganar en productividad y mejorar la calidad de tus servicios?

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