CÓMO SER (MUCHO) MÁS PRODUCTIVA CON CLICKUP

Si eres prestadora de servicios o dueña de una pequeña agencia, estoy segura de una cosa : El tiempo no te sobra.

Entre la comunicación con tus clientes, la ejecución de tus servicios, la colaboración con tu equipo de trabajo u otros profesionales independientes, las reuniones, la gestión administrativa de tu propio negocio, la creación de tus contenidos, etc., los días se hacen muy cortos y sin una buena organización la frustración llega a ser una parte demasiado importante de tu día-día.

En este artículo, mi objetivo es compartir contigo como una herramienta de gestión de proyecto como ClickUp puede volverse tu mejor aliado en cuanto a productividad y organización en tu negocio.

Así que si alguna vez, te has encontrado con los pensamientos siguientes…

  • ¿Qué se supone que tengo que hacer hoy?
  • ¿Cómo se hace otra vez esta tarea?
  • ¿Quién está encargado de esta etapa del proyecto?
  • ¿Qué reuniones tengo hoy?
  • ¿Dónde se me fue el tiempo nuevamente esta semana?
  • ¿Cuál es la fecha límite para este proyecto?
  • ¿Por qué no logro nunca lo que me he propuesto para la semana?

Entonces, ¡Sigue leyendo!

Cómo ser (mucho) más productiva con ClickUp

Primero, ¿Qué es ClickUp ?

ClickUp es más que una herramienta de gestión de proyecto como lo es Asana o Trello. 

ClickUp es una plataforma de productividad. Su propuesta de valor es simple : organizar tu negocio en una sola plataforma.

Con su amplia gama de funcionalidades y la multitud de integraciones que ofrece, te permite a ti y a tu equipo crear, planificar y organizar todo en un solo espacio sin necesidad de recurrir a otras plataformas. 

Personalmente amo el minimalismo en mi vida y en mi negocio. Para mi, sin duda, menos es más. 

Por lo tanto, la propuesta de valor de ClickUp de poder organizar todo mi negocio desde una sola plataforma y no tener que entrar en 10 apps en la mañana me ha seducido de inmediato.  

Y un año después de haberme cambiado a esta herramienta, tengo que admitir que no me arrepiento e incluso me sigue sorprendiendo.

La gran ventaja según yo de ClickUp es su flexibilidad en cuanto a privacidad, arquitectura, templates, estatus y mucho más. Te permite realmente adaptar la plataforma a las necesidades de tu negocio. 

Ahora que sabes que es ClickUp, veamos cómo te ofrece una forma simplificada de ser (mucho) más productiva

1/ Tener una visión clara sobre tu trabajo y el trabajo de tu equipo

ClickUp ofrece una gran flexibilidad a la hora de crear tareas. Permite organizar las tareas en listas, carpetas y espacios de trabajo para tener una visión clara de la estructura de tu negocio y tus actividades. 

La función “prioridad” de ClickUp te ayudará a identificar tus tareas por nivel de importancia (urgentes, alta, normal o baja prioridad) y comenzar a trabajar en las tareas importantes de inmediato. Con un sistema simple de colores, puede identificar instantáneamente qué tareas son importantes y cuáles quitar énfasis. 

La funcionalidad “vista” te permite tener la información que necesitas en un solo clic ya que puedes definir filtros para obtener una cierta información y luego guardar estas vistas en tus favoritos para acceder a ellas donde sea que estés en ClickUp. 

Puedes por ejemplo guardar una vista de las tareas de alta importancia que te están asignadas. De esta manera, con un solo clic accederás a la lista de tareas que necesitan tu atención con prioridad.

Al final del día podrás hacer una revisión de tu desempeño y del desempeño de tus equipos analizando las tareas que quedaron pendientes. Esta información te sirve de base para hacer algunos ajustes, delegar nuevas tareas y reorganizar el trabajo de tus equipos. 

2/ Delegar

ClickUp te permite delegar asignando tareas a una o más personas.

En la descripción de la tarea, existe una amplia gama de opciones para entregar la información necesaria para poder delegar una tarea: videos, listas organizadas, imágenes, enlaces y más.

Además podrás comunicarte con tu equipo de trabajo en la misma tarea para aclarar dudas o hacer el seguimiento de la ejecución de las tareas asignadas. 

Si quieres asegurarte de que las personas realicen el seguimiento de lo que delegas, puedes incluso convertir instantáneamente un comentario de tarea en una tarea y asignarlo a un miembro del equipo. La persona recibirá notificaciones de esto y una vez que la tarea esté terminada, podrá marcar la tarea como resuelta, lo que te ahorrará la molestia de realizar un seguimiento.

3/ Comunicar con tus clientes

Como prestadora de servicios, estoy segura que uno de tus dolores de cabeza es la comunicación con el mundo exterior – que sea clientes, colaboradores o equipos. Seguramente, te llega información por todos lados, te resulta abrumador y muchas veces pierdes el hilo.

ClickUp ofrece varias opciones para concentrar la comunicación con el mundo exterior dentro de la misma plataforma.

  •  Chat: Puedes crear un chat dentro de ClickUp que puedes compartir con tus clientes para comunicarte con ellos dentro de la misma plataforma. Esta funcionalidad es LA solución a los correos electrónicos desordenados, los mensajes whatsapp o los MP en Instagram. En este chat, tus clientes te pueden enviar mensajes con videos, imágenes, mencionarte y más.
  • Listas : Para evitar hacer el seguimiento de tus avances en algún proyecto a tus clientes , basta con compartir el enlace de la lista del proyecto y tus clientes podrán acceder a las tareas en las que estuviste trabajando y las tareas por cumplir todavía. Es una excelente manera de manejar la ansiedad y las expectativas de tus clientes.
  • Dashboards: Son portales para comunicar información relevante a tus clientes. Existe mucha información que puedes incluir dentro de estos portales :
    • Chat para comunicarte con ellos
    • Formulario para rescatar información
    • Seguimiento de tu trabajo
    • Listas de tareas que debe cumplir tu cliente
    • Facturas
    • Enlaces de toma de reuniones (Calendly por ejemplo)
    • Etc.
  • Comentarios en las tareas : Ideal para comunicarte con tus equipos de trabajo acerca de una tarea en particular. En estos comentarios, puedes mencionar a un miembro de tu equipo o un colaborador o puedes asignar un comentario para que le aparezca como tarea en ClickUp. 

4/ Tener toda la información en un mismo lugar

Dime que tú también viviste esto alguna vez :

  • Anotas ideas de estrategia en las notas de tu celular
  • Existen varios documentos con ideas de contenido en google drive, un dropbox personal, las notas de tu celular y evernote.
  • Tienes to-do lists interminables y en muchos lugares
  • Te sorprendes de tu genialidad cuando encuentras ideas anotadas por allí para el desarrollo de tu negocio pero de las que habías olvidado por completo la existencia. 

La descentralización de esta información es LA CLAVE para implementar absolutamente ninguna de estas ideas geniales. 

Cuando no organizas tus ideas en un solo lugar, te olvidas de la mayoría de ellas y te cuesta el doble concretarlas.

ClickUp te ofrece varias opciones para centralizar TODO en un lugar : el “Notepad” (notas) y la “vista Docs”. 

El notepad es un lugar donde anotar ideas rápidas que se te ocurren durante el día. Con las opciones de formato de texto enriquecido, tienes todas las funciones que necesitas para crear notas detalladas que reflejan con precisión tus ideas. 

ClickUp incluso te permite crear tareas a partir de tus notas para ayudarte a tomar medidas sobre ellas de inmediato.

La vista docs te permite tener una especie de Google Drive dentro de ClickUp mismo. Puedes crear documentos y organizarlos para estructurar tus ideas. 

Con la versión app de ClickUp, puedes crear notas y documentos desde tu celular mismo. 

5/ Crea plantillas para TODO

Si estás haciendo algo una y otra vez, debes crear una plantilla. Por ejemplo, si escribes en un blog cada semana, entonces tienes un proceso y tienes pasos que debes seguir cada vez que haces esa tarea. 

ClickUp ofrece una gran flexibilidad en cuanto a plantillas. Puedes crear plantillas de aproximadamente todo : Espacios de trabajo, carpetas, listas, tareas, subtareas y checklists. 

Cada vez que necesitas crear un proceso para la creación de tu artículo de blog, por ejemplo, basta con seleccionar la plantilla que necesitas. Incluso, existe la opción de planificar con unos pocos clics las fechas de vencimiento de cada tarea basadas sobre una fecha de inicio del proyecto. Esta funcionalidad te ahorrará muchísimo tiempo en caso de que tu template contenga muchas tareas. 

6/ Estima + rastrea el tiempo que toma cada tarea:

Saber cuanto tiempo te demoras en cada tarea que ejecutas es clave para tu productividad. 

Si no rastreas tu tiempo, tiendes seguramente a ser optimista en cuanto a tus tiempos estimados para cada tarea. 

Cuando subestimas los tiempos para tus tareas, la frustración de no llegar al final de tu lista de tareas pendientes puede volverse grande. 

Si es tu caso, las dos funcionalidades siguientes te viene genial:

  • Tiempo estimado : Puedes agregar un tiempo estimado para cada tarea y luego revisar la planificación versus la realidad.
  • Tiempo rastreado : Para darte cuenta de la realidad del tiempo que pasas en cada tarea, ClickUp te ofrece la opción de rastrear tu tiempo dentro de la misma plataforma. 

Pro Tip: Crea una vista con las dos columnas al lado una de la otra para poder revisar de manera rápida los tiempos reales versus los planificados.

Ahí tienes las 6 maneras en las que ClickUp te puede ayudar a ganar en productividad. 

Ahora me encantaría saber : ¿Ocupas ClickUp para organizar tu negocio y ser más productiva?

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