MENOS TAREAS ADMINISTRATIVAS EN 4 PASOS SENCILLOS

Estoy segura que la gestión administrativa de tu negocio consume una parte importante de tu día-día e incluso a veces te impide lograr tus objetivos.

Por lo mismo, hoy te quiero hablar de un proceso que uso con cada nuevo cliente para reducir el tiempo dedicado a su gestión administrativa.

¡Imagínate comenzar tu día sin administración en tu lista de tareas pendientes! ¿Suena bien, no?

Recuerda que cada tarea repetitiva o de bajo valor que eliminas de tu día-día te lleva un paso más cerca de donde quieres estar.

¿Estás lista?

¡Hagamos el ejercicio juntas! Lo primero es tomar tu lista de tareas pendientes para la semana o el mes que viene.

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Luego identifica la primera tarea administrativa de tu lista y llévala al primer paso del proceso: “ELIMINAR”.

Este paso consiste en determinar si la tarea debe realizarse en absoluto. Se trata de identificar las tareas que fueron una pérdida de tiempo o no ofrecieron suficiente valor a cambio de su inversión.

Pregúntate lo siguiente:

1/ ¿Esta tarea es necesaria?

2/ ¿Esta tarea me ayuda a llegar donde quiero ir?

=> Si la respuesta es NO: Elimínala.

=> Si la respuesta es SI: Anda al paso siguiente “SIMPLIFICAR“.

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En esta etapa, las preguntas son las siguientes:

1/ ¿Esta tarea puede ser simplificada?

2/ ¿Cómo podría simplificar la tarea?

3/ ¿Qué sistemas, procesos, recursos o personas necesito para que esta tarea sea más efectiva y sencilla en el futuro?

=> Si la tarea puede ser simplificada: Simplifícala.

=> En el caso contrario : Anda al paso siguiente “AUTOMATIZAR“.

En este tercer paso, te preguntarás si:

1/ ¿Existen partes manuales de esta tarea que podemos automatizar?

2/ ¿Podemos configurar sistemas, herramientas o procesos que harían que ni siquiera tendría que involucrarme en esta tarea?

3/ ¿Qué puedo hacer para que todo suceda “automáticamente”?

=> Si efectivamente existen partes que pueden ser automatizadas: Automatízalas.

=> Si no: Anda al último paso “DELEGAR

Terminamos el proceso con las preguntas siguientes:

1/ ¿Esta tarea me necesita a mi?

2/ ¿Se podría delegar esta tarea? ¿Y a quien? ¿Quién podría hacerlo más rápido y mejor?

3/ ¿Ya tengo a alguien a quien delegar o necesito contratar a una persona?

=> Si puedes delegar esta tarea: Delégala. (Delega a la perfección con esta técnica)

=> Si no: Determina que debe suceder para que puedas delegar esta tarea en el futuro.

Terminamos el proceso para la primera tarea administrativa de tu lista de cosas pendientes.

Te dejo pasar cada tarea de tu lista a través de este proceso.

Recuerda que cada momento que liberes puede usarse de manera más productiva para lograr tus objetivos y liberar tiempo para cosas más grandes.

Estoy segura que no iniciaste tu negocio para pasar tus días en su administración.

Así que detente un rato para hacer este ejercicio. ¡El poder de reducir o eliminar tus tareas administrativas está en tus manos!

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