EPISODIO 3 - ¿Cómo recuperar 10 horas semanales en tu negocio?

EPISODIO 3 - 5 Consejos para recuperar hasta 10 horas semanales

Cuando empecé mi negocio, acababa muchos días de trabajo con una sensación de frustración por no haber terminado lo que tenía que hacer.

Los viernes, me decía a mi misma que la semana siguiente iba a ser distinta pero no salía de este loop. Me sentía en constante deuda con mi negocio.

Tenía ideas y proyectos pendientes que no lograba concretar.

Un día decidí encontrar una solución a mi situación y empecé a analizar en que se me iba el tiempo.

Me di cuenta que buena parte de mi día se iba en tareas operacionales, muchas de ellas recurrentes cada día/semana/mes (Contestar emails, emitir facturas, etc).

Buscando como optimizar estas tareas, descubrí que podía AUTOMATIZAR la mayoría de ellas.

Resultado? Recuperé más de 10 horas semanales.

Y sabes lo que significa 10 horas semanales para tu proyecto?

Significa:

  • Dedicar este tiempo a otras tareas que necesitan tu expertise.
  • Incrementar tus ingresos dedicando este tiempo a las actividades que tienen un precio/hora más elevado.
  • Tener tiempo para enfocarte en el crecimiento de tu negocio (Te invito a descubrir mi técnica para enfocarte en las tareas que generan dinero).
  • Tener tiempo para estar con tu familia o hacer lo que te hace feliz.
como recuperar 10horas semanales en tu negocio

Tal vez te encuentres actualmente en una situación parecida y estás pensando…

 “Todo bien pero mi negocio es distinto. Entrego un servicio personalizado. No se puede automatizar”. 

Mi respuesta : SIEMPRE se puede optimizar algunos ámbitos de tu negocio, recuperar tiempo y enfocarte en cosas más importante para el crecimiento de tu negocio o más importante para tu vida.

En este artículo te quiero enseñar algunos ejemplos de actividades que automaticé en mi negocio:

1) Gestionar correos electrónicos

Primero lo primero.

Seguro comunicas por correo en tu negocio. Puede ser que hayas trasladado parte de tus comunicaciones en slack (de ser así… ¡te felicito!) pero estoy segura que igualmente recibes y envias correos.

¿Ya te has preguntado cuánto tiempo se te va cada día en la gestión de tus emails? ¿Sientes que tu gestión de emails está optimizada?

Veamos si alguna de estas situaciones te parece familiar:

>> Estás súper enfocada en una tarea, te llega una notificación de nuevo correo y te vas por las ramas.

>> Mandas una propuesta a un potencial cliente y se te olvida hacer el seguimiento.

>> Se te va tiempo en la búsqueda de correos en tu bandeja de entrada y a veces sin ni siquiera encontrarlos.

>> Archivas tus facturas a medida que te llegan cada día.

>> Vuelves a escribir el mismo correo una y otra vez.

Si te sientes identificada con al menos UNA de estas situaciones => Puedes OPTIMIZAR tu gestión de correos y ganar tiempo!

Algunas ideas para mejorar esta gestión:

1) Apaga las notificaciones y revisa tus correos dos veces al dia.

2) Crea sub-bandejas para ordenar tus correos. Procesa los correos de cada sub-bandeja en distintos momentos:

  • Por procesar urgente
  • Por procesar dentro de 48hrs
  • Asuntos administrativos (Facturas, etc) – Procesado una vez a la semana
  • Newsletters – Leer cuando tengas tiempo
  • Etc.
Sub-bandejas gmail

3) Crea plantillas para los correos que envias una y otra vez (Devolución, información de tu negocio, enlace para agendar reuniones, etc.).

4) Crea carpetas para estructurar tus correos y encontrarlos con mayor facilidad.

5) Crea filtros para ordenar tus emails de manera automática apenas lleguen.

Filtros Gmail

6) Guarda tus facturas en una sub-bandeja por gestionar una vez a la semana.

7) Agrega la extensión BOOMERANG para programar recordatorios automáticos después de xx días para el seguimiento de tus correos. Adiós la nota “seguimiento de correo a Fulanito” en tu to-do list! (Boomerang te permite también programar el envío de correo para más tarde).

Boomerang
2) Agendar reuniones

¿Te suena la situación siguiente?

Prospecto: “Hola Magali, me gustaría agendar un reunión para conocer tus servicios.”

 Yo:  “Hola xxx, Muchas gracias por contactarte conmigo. ¿Te parece si agendamos la reunión este martes a las 3pm?”

Prospecto: “Hola Magali, gracias por tu respuesta. Lamentablemente no puedo a esta hora. ¿Podrías un poco más tarde, tipo 5pm?”

 Yo:  “Lamentablemente no puedo ese dia a esta hora. ¿Te parece el miércoles entonces? Podría ser en la mañana. Cuéntame a que hora te vendría bien.”

Prospecto:  ¿Miércoles a las 11am?

Yo:  “Justo otro cliente me acaba de agendar una reunión a esta hora. ¿Podría ser a las 12?”

Y seguimos así…

Seguro te ha pasado. Y sin darte cuenta esta interacción te quitó 1 hora de tu tiempo (y lo más probable una cuanta dosis de frustración).

Agendar reuniones de forma “manual” es ineficiente y totalmente innecesario. 

Es una de las actividades que deberías automatizar con prioridad en tu negocio.

Existen muchas herramientas para agendar tus reuniones. 

>> Cuando empecé mi negocio ocupaba la versión gratuita de Calendly.

Si tu objetivo es automatizar la toma de un solo tipo de reuniones (por ejemplo: reuniones de 60min con tus clientes) y sincronizar la herramienta con un solo calendario de google => Calendly es LA opción.

Calendly

Sin embargo, si necesitas funcionalidades más avanzadas, conviene optar por la versión pagada de Calendly o una herramienta como Acuity.

Me cambié a Acuity por las siguientes necesidades:

1) Crear distintos tipos de reuniones

  • Reuniones de 60 minutos con clientes 
  • Café virtual de estudio de mercado de 20 minutos 
  • Sesiones de diagnóstico gratuita de 30 minutos.

=> Cada tipo de reunión tiene sus propios parámetros: Duración – Ventana de tiempo antes/después – cantidad máxima de reuniones por día – etc.

Acuity

2) Crear un link de video conferencia automático con Zoom/Google Hangouts para todas mis reuniones.

Al reservar una reunión por el link de Acuity, se crea automáticamente un link de zoom en la confirmación. Ya no tienes que pensar en enviar el link a tu cliente o prospecto. Todo se hace solo.

3/ Implementar un formulario cuando una persona solicita agendar una sesión de diagnóstico gratuito. Se acabó el formulario de google u otra opción manual. El proceso se implementa una sola vez y ya está.

Otra ventaja de Acuity: Puedes cobrar tus sesiones directamente desde la plataforma.

Acuity
3) Recibir pagos y emitir facturas

¡Es hora de cambiar tu plantillas excel por un sistema automatizado!

Ya sé lo que me vas a contestar…

“Pero si es que me demoro 5 minutos en emitir una factura”

Creo que lo importante para recuperar tiempo en tu negocio en hacer un cambio de mentalidad

Cualquier tarea que repites una y otra vez, aunque te tome 5 minutos, DEBE ser automatizada

Todas estas pequeñas tareas diarias son las que te quitan tiempo y hacen la diferencia. La suma de muchos “5 minutos” resulta ser un desgaste enorme de tiempo al final del mes.

Además el riesgo de error es más grande al hacerlas manualmente.

Existen muchos sistemas disponibles para emitir tus facturas de manera automática y recolectar pagos. 

>> Si emites facturas recurrentes por el mismo valor cada mes, una buena opción es Dubsado. Más todavía si lo ocupas como CRM para la gestión de tus prospectos y clientes. Ya veremos este punto en la próxima sección.

Para procesar el pago, puedes combinar Dubsado con Gocardless. Gocardless te permite cobrar pagos recurrentes. Tu cliente llena una vez el formulario con sus datos al inicio del contrato y luego se le cobra el monto a una fecha predeterminada cada mes. ¡Adiós los pagos atrasados!

Gocardless

>> Si cobras por hora a tus clientes, Freshbooks te viene de lujo. La aplicación te permite medir el tiempo que trabajas sobre cada proyecto y luego emite una factura basada en los horas prestadas. Acepta también pagos online con tarjeta. 

Freshbooks

>> Si vendes productos/cursos online y necesitas generar una factura automática después de cada compra, Quaderno es una excelente opción. Sin embargo, la inversión es un poco más alta.

4) Gestionar prospectos y nuevos clientes

Sin prospecto, no tienes nuevos clientes. Y sin clientes, no tienes negocio. 

La gestión de tus prospectos y de tus nuevos clientes es un elemento clave para tu negocio y YIHAA también puede ser automatizada!

Tal vez no estás familiarizada con el concepto de gestión de prospecto o no tienes uno establecido.

Eso sería un ejemplo:

>> Etapa 1: Recepción de solicitud de información desde tu página web.

>> Etapa 2: Envío de formulario antes de ofrecer una llamada de primer contacto.

>> Etapa 3: Si el prospecto califica, se agenda una llamada por videoconferencia.

>> Etapa 4: Después de la llamada, se envia una propuesta.

>> Etapa 5: Si no hay respuesta a la propuesta después de una semana, se envia nuevamente un email con la propuesta.

>> Etapa 6: Una vez que la propuesta esté firmada, se envia el contrato.

>> Etapa 7: Una vez que el contrato esté firmado, se envia el primer email de bienvenida a tu nuevo cliente con instrucciones.

>> Etapa 8: Dos días después, se envia un correo pidiendo claves de acceso (te recomiendo LastPass para cualquier intercambio de claves).

>> Etapa 9: ¡Empieza la nueva colaboración! 

¿Cómo crear un sistema de este estilo y automatizarlo?

¡Volvamos a nuestra querida aplicación Dubsado

Este CRM (Client Relationship Management) te permite hacer el seguimiento de tus prospectos y crear automatizaciones

En resumen, te permite definir que pase la etapa 2 después de la etapa 1. Luego la etapa 3 después de la etapa 2. Luego… ¡Me has entendido creo!

Dubsado

Las funcionalidades de Dubsado son múltiples. Necesitaría un artículo completo únicamente dedicado a este CRM para explicarlas todas. Y no creo que sea el punto aquí 🙂

Así que te dejo unas de sus funcionalidades:

  • Creación de formularios
  • Creación de flujos automatizados
  • Emisión de facturas recurrentes
  • Agenda automática de reuniones
  • Plantillas de contratos, propuestas de servicios, formularios.
  • Pagos online

Esto sería una parte de lo que ofrece esta poderosa herramienta. Te dejo explorarla por tu cuenta.

5) Publicar contenido en redes sociales

Hasta hace poco, la creación de contenido era mi peor PESADILLA. 

Sentía que le dedicaba una cantidad de tiempo impresionante cada semana y que mi sistema era MUY ineficiente. 

¡Y lo ERA!

Un día me puse la meta de crear mi contenido por el mes completo.

La creación de contenido por lote fue mi salvación. 

Gané muchísimo tiempo al crear mi contenido pero sobretodo liberé tiempo para dedicarme a la interacción con mis lectores/seguidores/prospectos. 

Porque al final del día, para eso creamos contenido ¿no? Para conectar y ayudar a otras personas.

Pero aún creando contenido por lote, seguía con una ineficiencia en mi sistema.

La programación de este contenido

Nuevamente me dirás…

“Si pero solo me demoro unos minutos al día en postear contenido en las distintas plataformas”. 

Mmm. Ok. Cambio de mentalidad nuevamente.

Te recomiendo automatizar TODO lo que puedas. Las tareas de 30 minutos como las de 5.

Para la programación de publicaciones, existe una multitud de aplicaciones : Agorapulse, Buffer, Hootsuite y muchas más.

Te comparto aquí mi TRÍO GANADOR:

1) BUFFER : La uso para mis publicaciones Linkedin y Facebook (se puede conectar también con Instagram y Twitter). Personalmente, no estoy enfocada en Facebook. Pero si Facebook es clave para tu estrategia, te recomiendo postear directamente desde el Creator Studio de Facebook ya que obtendrás un mayor alcance de tus publicaciones.

Buffer

2) PLANOLY : Amo esta aplicación para programar mis publicaciones en Instagram. 

Planoly

3) TAILWIND : Si como yo te gusta el trabajo por lote, esta aplicación será tu mejor amiga para tus publicaciones en Pinterest. Además sus tribus son un empujonazo a tu visibilidad en esta red social.

Tailwind

Bueno terminamos nuestro recorrido de las actividades diarias que podrías automatizar en tu negocio.

Y entonces… ¿Realmente no hay nada que puedas automatizar en tu caso en particular? 🙂

La implementación de estas herramientas involucra sin duda tiempo al inicio pero luego, te podrás olvidar de estas tareas cada día y enfocarte en lo que realmente importa para el crecimiento de tu negocio.

Tengo curiosidad: ¿Cuales son las automatizaciones que ya tienes implementadas en tu negocio?

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